New version of the data protection management software 2B Advice PrIME

2B Advice News

Datenschutzmanagement Software 2B Advice PrIME


Siehe Video-Präsentation von 2B Advice PrIME 7.6

2B Advice freut sich, die Veröffentlichung der Version 7.6 der Datenschutzmanagement-Software 2B Advice PrIME bekanntzugeben. Alle SaaS Anwender können sich ab dem 15. Dezember auf die neuen Funktionen freuen. Für alle Nutzer der Enterprise Lizenzen, die ihr 2B Advice PrIME System selbst hosten, steht das Update ab dem 15. Dezember auf dem 2B Advice PrIME Portal zum Download zur Verfügung.

ALLGEMEIN

1. Sprachunterstützung ausgeweitet

2B Advice PrIME unterstützt nun auch die folgenden Sprachen:

  • Chinesisch
  • Polnisch
  • Spanisch
  • Türkisch

Workflowvorlagen sind nun auch in Deutsch verfügbar.

 

2. Einhaltung von Löschungsfristen

Das Anlegen von Maßnahmen hinterlegt in 2B Advice PrIME mit der Zeit viele Daten mit Personenbezug. Um die Löschungsfristen für abgeschlossene Maßnahmen einzuhalten gibt es jetzt die Funktion der automatischen Löschung nach einer vorgegebenen Zeit.

3. Unterschiedliche Rollen je Mandant, Verarbeitung oder Prüfung

In komplexen Unternehmensstruktutren kann es vorkommen, dass Mitarbeiter mit verschiedenen Berechtigungen und Rollen an unterschiedlichen Mandanten arbeiten müssen. Deshalb kann nun eine Anwenderrolle auch auf Mandantenebene vergeben werden. Ein Mitarbeiter kann somit z.B. in einem Unternehmen einer Organisation alle Rechte eines Datenschutzbeauftragten haben, in einem anderen Unternehmen der gleichen Organisation aber lediglich die eines Datenschutzkoordinators. Diese individuellen Rollen können je Mandant, Verarbeitung oder Prüfung vergeben werden.

4. Erweiterte Maßnahmenübersicht

Maßnahmen können in 2B Advice PrIME für verschiedenste Aufgaben genutzt werden. Zum Beispiel zum Verteilen von Aufgaben an verschiedene Personen im Unternehmen. Damit der Nutzer eine bessere Übersicht über seine Maßnahmen hat, wurde die Ansicht der Maßnahmen um zwei weitere Spalten erweitert. So werden jetzt die Kategorie und das Wiedervorlage-Datum in der Übersicht angezeigt. Dadurch ist es möglich auf einen Blick zu sehen, welcher Kategorie die Maßnahme zugeordnet ist und wann diese zur Wiedervorlage ansteht. Dadurch wird der Arbeitsalltag deutlich vereinfacht.

5. Eskalation von Tickets

Das Ticketsystem wird von vielen unserer Kunden genutzt um Vorgänge zu erfassen und zu dokumentieren. Da es bei diesen Vorgängen auch um zeitkritische und für das Unternehmen wichtige Belange gehen kann, sollte sichergestellt sein, dass bei einer Überschreitung einer Frist automatisch eine Eskalationsmöglichkeit besteht. Es kann nun durch den Administrator festgelegt werden, dass nach einem konfigurierbaren Zeitraum eine Eskalations-E-Mail an eine zusätzliche E-Mailadresse geschickt wird.

6. Reports

Unsere Reportengine unterstützte bisher die gängigen Word, Excel und PDF Formate. Neu und einzigartig ist, dass wir jetzt auch Powerpoint Präsentationen direkt aus 2B Advice PrIME generieren können. So haben Sie mit einem Knopfdruck die Präsentation für den Vorstand generiert, immer mit ihren aktuellen Daten. Eine Vorlage für die Erzeugung einer professionellen Powerpointpräsentation finden Sie auf dem 2B Advice PrIME Portal. Natürlich können Sie diese anpassen oder eine eigene Vorlage bereitstellen.

7. Ausblenden des Reiter Erklärungen bei Verarbeitungen

Im Rahmen der Einführung von Cookie Consent, Privacy Statement Generator und Verwaltung sowie Consent Management ist im Modul Verarbeitungen ein neuer Reiter “Erklärungen” hinzugekommen. Dieser neue Reiter kann nun durch den Administrator ausgeblendet werden, falls diese Funktionen nicht genutzt werden. Wir können bei der Gelegenheit auch ankündigen, dass es bald zusätzlich eine eigenständige Cookie Consent und eine Hinweisgeber Applikation geben wird, die unabhängig von 2B Advice PrIME genutzt werden können.

8. Datenverarbeitung im Auftrag-Unterauftragnehmer

Spätestens im Rahmen von Schrems II wurden höhere Anforderungen an den Datenschutz im Bezug auf Drittlandstransfers definiert. So ist es nun nötig auch die Drittlandstransfers von Unterauftragnehmern zu erfassen. Es kann also sein, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag explizit auch Sub-Dienstleister vorsieht welche Daten außerhalb der EU verarbeiten. Um dies abzubilden, ist es nun möglich Sub-Dienstleister an Verträgen als weitere Beteiligte hinzuzufügen.

So ist es möglich je Sub-Dienstleister das Land, das Framework und den Namen des Unterauftragnehmers zu erfassen. Diese Informationen werden bei der Auswahl des Vertrages an einer Verarbeitung auch berücksichtigt. Wird ein Sub Dienstleister bei einer Verarbeitung ausgewählt, werden die Angaben zur Übermittlung ins Ausland aktiviert. Weiterhin werden die Angaben zum anwendbaren Framework und das Land der Datenverarbeitung übernommen. Natürlich kann man die übernommenen Daten auch ganz oder teilweise überschreiben.

PERSONAL PRIVACY PORTAL

Das Personal Privacy Portal (PPP) ist ein unternehmensindividuelles Portal, welches für die Koordination mit Mitarbeitern, welche nicht direkt mit 2B Advice PrIME arbeiten sollen, zur Verfügung gestellt werden kann. Und dies ohne, dass diese Mitarbeiter als Nutzer im System angelegt sind. In diesem Portal können Mitarbeiter Maßnahmen, Prüfungen und Verarbeitungen sehen, für die sie berechtigt sind. So ist es möglich auch Personen in den Datenschutz einzubinden, welche nicht geschult im Umgang mit 2B Advice PrIME sind und einen einfachen Zugang zu Informationen bekommen.

1. Abschluss von Maßnahmen und Assessments

Neu ist, dass Maßnahmen und Prüfungen nun auch direkt im PPP mit abgeschlossen werden können.

2. Erhebung von Verarbeitungen

Das Erfassen von Verarbeitungen stellt jedes Unternehmen vor Herausforderungen und ist sehr ressourcen-intensiv. 2B Advice PrIME hat schon früh die Möglichkeit geboten, eine Verarbeitung online zu erfassen. Zum Erfassen von neuen Verarbeitungen innerhalb des Unternehmens steht weiterhin ein vorkonfigurierbares Formular zur Verfügung. Um unseren Kunden aber noch mehr Flexibilität zu bieten, wurde das Melden von Verarbeitungen um die Möglichkeit ergänzt, Verarbeitungen im PPP zu erheben. So ist es nun möglich die abgefragten Felder selbst zu definieren und individualisieren.

Weiterhin kann mit der Verarbeitungsmeldung ein Workflow verknüpft werden, so dass vordefinierte Workflowschritte bei der Meldung einer Verarbeitung zwingend durchlaufen werden. Auch dieser Workflow ist natürlich frei festlegbar. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Überprüfung durch einen Datenschutzbeauftragten oder die Risikoanalyse einer Verarbeitung handeln. Somit können viele Schritte der Meldung einer Verarbeitung automatisiert an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

3. Binden von Aktionen an einen Workflow

Es ist nun möglich Fragebögen in einen Workflow zu integrieren. So kann zum Beispiel bei der Meldung von Verarbeitungen ein zusätzlicher Risikofragebogen abgefragt werden, um das individuelle Risiko einer Verarbeitung besser einschätzen zu können. Die folgenden Aktionen können nun neben dem Onlineverfahren innerhalb eines Workflows ausgelöst werden:

  • Entfernen von Bearbeitungsrechten
  • Deaktivierung des Registrierungsmodus (mit zusätzlichen Optionen)
  • Abschluss von Prüfungen-Assessments
  • Ausgewählten Bericht erstellen
  • Durchführung einer festgelegten Prüfung, wenn ein Workflow gestartet wird
  • Fortführung eines Workflows entsprechend eines festgelegten Prüfergebnisses

 

4. Automatische Anlage von Nutzern und Rollen

Bevor eine Verarbeitung von der entsprechenden Abteilung eingepflegt werden kann, muss der neue Anwender ein entsprechendes Recht und eine Rolle zugewiesen bekommen. Dies kann jetzt bei entsprechender LDAP Anbindung automatisch erfolgen. So werden neue Kontakte, die eine Emailadresse des Unternehmens hinterlassen, optional automatisch als Anwender in 2B Advice PrIME angelegt. Welche Rolle der neue Anwender im System erhält, kann entsprechend der Angaben, die im Unternehmensverzeichnis vorgefunden werden, vorkonfiguriert werden. Findet das System die entsprechenden Angaben im Unternehmensverzeichnis, wird die vorbestimmte Rolle in 2B Advice PrIME zugewiesen.

ONLINE PRÜFUNGEN – ASSESSMENTS

Unsere Onlineprüfungen sind ein vielfach genutztes Tool um Prüfungen/Assessments durchzuführen und einfach wichtige Informationen zu erheben.

1. Abhängige Fragen

Prüfungen in 2B Advice PrIME können Fragen enthalten, die von einer anderen Frage abhängig sind. Sie können nur bei einer bestimmten Antwort auf diese Frage bearbeitet werden. Ansonsten bleiben sie gesperrt. Damit ein Benutzer eine Onlineprüfung effizienter bearbeiten kann, können solche gesperrten Fragen übersprungen werden. Die kann nun in jeder Onlineprüfungsvorlage entsprechend konfiguriert werden. Abhängige Fragen, welche nicht aktiv sind, werden dann im Online Fragebogen in der Detailansicht nicht angezeigt.

2. Onlineprüfungen

Bei der Bearbeitung durch Externe konnte es vorkommen, dass durch einen Klick auf Beenden die Onlineprüfung versehentlich abgeschlossen wurde. Um das beschriebene Verhalten zu verhindern ist es ab jetzt möglich, den Beenden Button auszublenden oder eine zusätzliche Warnung einzublenden.

COOKIE CONSENT

1. Unterstützung Google Consent Mode

Google Consent Mode ermöglicht den Website-Betreibern, das Verhalten von Google-Tags und -Skripten auf der Grundlage der Besucherzustimmung anzupassen. Google Consent Mode wird nun auch von unserer Cookie Consent Lösung unterstüzt. Um die Implementierung von Google Consent Mode zu vereinfachen, steht Ihnen eine Vorlage in der öffentlich zugängichen Tag Manager Template Galery zur Verfügung.

2. Dynamisch wachsende Cookiedatenbank

Die Anzahl der in unserer Cookiedatenbank vorhandenen Cookies nebst Beschreibungen wächst nun mit der Zeit immer weiter an.

CONSENT MANAGER

Unser Opt In/Out Tool wird für das Einholen von Einverständniserklärungen bei vielen unserer Kunden eingesetzt. Wir haben es um ein Double Opt-In/Out erweitert. Nun kann man Opt-In/Out Formulare so konfigurieren, dass das Einverständnis über einen Link bestätigt werden muss. Der Link wird automatisch an die eingegebene E-Mail-Adresse versendet.

NEUE KATALOGE, REPORT UND SCHULUNGSVORLAGEN – 2B Advice PrIME Portal

Auf unserem 2B Advice PrIME Portal finden alle Kunden mit einer entsprechenden Subscription oder Wartungsvertrag die folgenden neuen Vorlagen:

1. NIST Katalog

2. Fragenkatalog Datenschutzfreundliche Windows 10 Anwendung

3. Kritikalitätsreport

Im Zuge einer Prüfung der Kritikalität einer Verarbeitung muss schnell klar sein, wie sich diese Kritikalität zusammensetzt um auf dieser Grundlage eine Entscheidung treffen zu können. Um den Nutzern einen bestmöglichen Überblick über die Berechnung der konfigurierten Kritikalitätswerte zu verschaffen wurde der Kritikalitätsübersicht Report entwickelt. Dieser Report schlüsselt die einzelnen Werte der Kritikalitätsberechnung auf und erleichtert so die Interpretation des Kritikalitätswertes.

4. Powerpointvorlage – Status des DSMS (siehe auch unter Report im Absatz ALLGEMEIN)

6. Neues umfangreiches Training zur Sensibilisierung von Mitarbeitern

7. Spezialkataloge Krankenhäuser

Es lohnt sich regelmäßig auf dem Portal vorbeizuschauen. Hier werden laufend neue Inhalte veröffentlicht.

Viel Spass bei der Nutzung von 2B Advice PrIME 7.6

Ihr 2B ADVICE TEAM


Siehe Video-Präsentation von 2B Advice PrIME 7.6

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